フリーランスになったらバックオフィス系を強化せよ!

フリーランスになり、なんとかネットビジネスを駆使して仕事が軌道に乗り始めたあなたですが、ふと思うのは会計や経理をどうしよう?ということ。顧客に請求書や領収書も発行しないといけないし、銀行で入金の確認もしないといけないし、2月には確定申告もあるのです。目の前にはなんとなく大事なような気がして、とっておいた領収書の束・・・

フリーランスはバックオフィス系にリソースを割けない

ある程度大きな会社に勤めたことがある人は「経理」「人事」「総務」などの「バックオフィス系」と呼ばれる職種の人が社内にいるのを普通に見たことがあると思います。彼らの仕事は勤怠管理や給与計算、採用、社内人事、備品の購入、仕事に必要な手続きなどを行う、いわゆる「非生産部門」に属します。営業職や技術職、生産部門の現場に比べるとラクそうな仕事に見えますが、会社に関わる人間の数が増えれば増えるほど処理する仕事の量が加速度的に増えていくことが多く、地味にキツイ仕事です。

これらの仕事は、直接会社の利益につながるようなことはありませんが、それを営業や生産、技術部門あるいは経営者がやるようなことになれば、たちまち利益を生み出すための時間や労力を奪い、売り上げや利益の低下を生む要因となってしまいます。

実は世の中の仕事の8割くらいは「雑用」だという人もいるくらいで、「雑用」をいかに手際よくそつなくこなすことで、利益を生む行為にリソース(ヒト・モノ・カネ)をつぎ込めるようになります。そこである程度大きな会社では事務・経理専門の人がこうした仕事を一手に引き受けて処理しています。よって「バックオフィス=非生産部門=不要」という考え方ではなく、むしろ「バックオフィスが優秀=生産部門がメインの仕事に専念できる=超重要」という図式が成り立ちます。

しかし、フリーランスや一人起業では、当然これらのバックオフィス系の仕事も全て自分が行わなければなりません。しかし、営業職や技術職、あるいはクリエイターとして仕事をしてきた人間はこうした仕事は苦痛に感じるもので、実際これらの仕事に振り回されて、本来の自分がやるべき仕事にとりかかれないという事態が発生します。

フリーランスが自力で経理をやるのはもったいない

フリーランスになっても仕事がもらえるようなあなたみたいな人は、なにかに秀でた能力があるから仕事をもらえるのだと思います。しかし、同時に会社組織の中でうまくやっていけないからフリーランスになったという人の中にはバックオフィス系の作業が苦痛だという人も多いのです。

昔から零細中小企業に家族経営が多いのは、こうしたバックオフィス系の仕事を血縁者に頼めるという利点があるからです。「身内で利益を独り占めしたいから家族経営してるんだ」という悪口をいう人もたまに見かけますが、はっきりいってそれはとても幼稚な発想です。バックオフィス系の仕事のキツさと生産部門への負荷、また信頼性の面を考慮すれば、零細中小企業にとって「家族経営」は理想的なシステムといえます。

よって、すでに妻や子供、両親、兄弟などがいる人はバックオフィス系の仕事をしてもらえるように交渉してみるべきです。彼女や彼氏がいる人は結婚して自分の仕事の事務の部分を手伝ってもらうようにしたいところです。彼女・彼氏がいない人はもうそれこそ結婚相談所とか・・・

フリーランスこそバックオフィス業務の簡便化を図るべき

しかし実際にバックオフィス系の仕事を頼むにしても、フリーランスになりたてのころはバイト代すらまともに支払うことができませんから、結局一人でなんでもやるしかなくなることになります。そして本業になかなかとりかかれなくなり、売り上げが落ちるという悪循環に陥ります。

そこでフリーランスのバックオフィス業務を支援してくれるサービスをピックアップしてみました。どれも非常に低価格で高機能のサービスですので、まずは無料でお試しください。

収納代行

著者がフリーランスになったのは10年以上前になりますが、そのときに「このサービスがあれば」 と思ったものの一つです。

フリーランスで仕事をする上で一番キツイのは、取引先が支払いを「渋る」「値切る」「忘れる」「踏み倒す」ということが頻発することです。わざわざ集金に来るように言われて、言ってみたらはぐらかされて、結局支払わないまま次の仕事をお願いされる、とうことが多々ありました。

取引先からすれば相手は会社ではなく個人なので、交渉すればなんとかなるだろう、無視すれば支払いを免れるかもしれない、と思うようなのです。また、会社(法人)としての取引でないということはこちらの身分保障などがないということでもあり、あるいは「反社会的な勢力」と取引しないかという心配も出てきます。こうしたことが支払いを渋る原因にもなるようです。

それを回避するのがこの収納代行というサービスです。なんとあなたが発行した請求書を買い取って、即日代金を振り込んでくれるのです。そしてあなたの代わりに取引先から代金を回収してくれるので集金や振込み確認などの手間が省けます。集金や振込みの段になって相手から「まけてくれ」とも言われなくなるのです。

フリーランスへの支払いはなにかと後回しにされがちですが、即日入金されるというのはかなりのメリットになります。

フリーランスの請求書を即日払い【FREENANCE】

労務・会計業務

フリーランス、個人事業主でも社員やアルバイトを雇った場合、必ず給与計算が必要になってきます。また経費の計算・記録、入出金の管理など溜め込んでしまうと膨大な作業量が発生することになります。

そうなる前にクラウド上でどこでも経理作業や労務管理、給与計算ができるfreeeを導入しましょう。会計freeeではスマホのカメラで領収書を撮影して、文字を自動認識し集計することもでき、とても便利です。

また、見積書、請求書、注文書、領収書などがすばやく作成でき、よく使う取引先なども登録できるなど、非常に高機能のソフトがわずかな月額で利用できます。フリーランスの人は無料版でも充分使えますので高額な会計ソフトを買う必要はありません。

また、チャットサポートや専門の会計士・税理士の相談も受けられるなど、サポート面も充実しています。

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事務作業代行

クラウドワークスは自分が仕事を探すほうでも使えますが、自分が作業を出す側に回ることもできます。面倒な事務の入力作業や経理作業などは自分で条件を決めて募集し、代行してもらうことができます。バックオフィス系の仕事をやらせるためにアルバイトや社員を雇うのは教育も含めて最初のうちはコストが高くつきます。思い切って在宅ワーカーに任せるのも手だと思います。

お仕事の種類は246種類!在宅ワークならクラウドワークス

備品購入

事務用品は100円ショップで、工具や材料はホームセンターで、食料品はスーパーで、PCや電化製品は家電量販店で・・・より安い値段を求めて備品を購入しようとする人がいますが、これは基本的に間違いです。

たしかにお店で販売している商品の中には、ネットで買うより安い商品もたくさんあります。しかし、お店に買いに行く労力と時間は支払ったら永遠に帰ってきません。あなたが仮に時給1200円くらいの仕事をしているとすれば、買い物に行った30分で600円損していることになります。ネットでの送料分くらい簡単に超えてしまうのです。

またクリエイターやデザイナーなどの付加価値がつく仕事をしている人は、その30分の時間と労力を作品に込めることで、のちのち何百万~何千万の利益の差がでてしまうことがあります。営業ならばその30分で新たな顧客を見つけることができたかもしれません。こういう考え方は機会損失逸失利益といいます。

フリーランスの人は特にお金よりも時間よりも「労力」を損してはいけません。あなたの代わりになる人がいないからです。一般の会社では労力を損しないために備品や材料を購入する係がいて、その作業に給料を払っているのです。思い切って「備品はすべてネットで購入する」と決めてみてはどうでしょうか?

楽天市場などネットモールは「あす楽」というような速達便も用意されており、また楽天ポイントなど買い物やそれ以外でも共通して使えるポイントが貯まりますので、時間と労力を失わない+金額的にもお得となります。

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いかがだったでしょうか?フリーランスですでに仕事をしたことがある人にはただの「あるあるネタ」かもしれませんが、これからフリーランス・個人事業主になる、なりたい!という方はぜひ参考にしてみてください!

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